协鑫采购走进“互联网+”新时代
编者按：2015年是协鑫集团信息化年。集团通过加快信息化建设，不断提升信息化管理水平，加强各信息系统之间的耦合，从而为协鑫集团实现第三次战略转型提供强大的驱动力。协鑫EPS采购系统建设案例作为协鑫集团信息化建设的一个缩影，供读者管中窥豹。
2015年5月， 建设期达一年半之久的协鑫集团电子采购系统（以下简称EPS系统）建设项目（一期）即将迎来试运行验收。在项目的建设过程中，集团信息化领导小组、集团供应链采购、法务、信息、内控等条线、各试点单位、协鑫的供应商伙伴，均给予了大力的支持和配合，最终建成了合法合规、公平公正、安全高效、易于使用的协鑫集团电子采购系统。
协鑫EPS系统定位
协鑫的EPS系统是一个电子采购平台，它包括采购业务模块、供应商管理模块、评标专家管理模块、合同管理模块、采购计划管理模块、统计分析模块等功能单元，建成后将成为协鑫的供应商管理、采购业务、合同管理和履约监控的业务操作平台、流程审批平台和数据信息中心。它可以实现一项采购任务在协鑫诸多业务系统之间的闭式循环，实现在EPS系统创建采购任务、编辑上传采购文件、合同文本和评标细则、邀请供应商（包括随机抽取和人工邀请两种方式，视不同的采购标的和采购方式来定）、采购申请审批、供应商下载标书、财务人员确认标书费和投标保证金收讫、澄清答疑、供应商上传投标文件和报价单、邀请评标专家和组建评标委员会、开标、评委签到、供应商标书解密、清标、评委阅标评标、多轮价格谈判、监督人确认评标过程打分以及给评委评价打分、提交预中标请示、定标、生成合同以及合同审批、电子资料归档以及中标价格和中标单位数据再次回到ERP/PM/EAM等系统，可以最大限度地防止人为差错和暗箱操作，所有业务数据可查询可追溯。
EPS系统投运后，将可以提高协鑫采购部门和供应商的工作效率和业务透明度，降低采购成本和采购费用，实现信息共享，同时也便于内控审计部门对采购业务进行事后的审计以及统计分析。集团EPS系统是国内（也可能全球）第一个实现企业工业品采购业务(B to B)全过程在线操作、业务数据在各业务系统间实现传递推送的电子采购系统，第一个实现供应商和评标专家随机抽取的系统，第一个适应多个行业采购、满足生成多种合同情形（包括标准合同和各类框架协议）的电子采购系统。
协鑫EPS建设五大保障
鉴于EPS系统需要适应多种采购场景、满足多角色（包括供应商）使用，因此，为实现EPS系统的上述功能，满足业务操作和采购管控的需要，最大限度地降低EPS项目的建设风险，提高项目建设的成功率，项目组经反复讨论论证， 最终形成了以下建设思路：
组织体系保障：成立集团EPS信息化建设领导小组，从总体上为项目建设提供方向指导和资源保障；吸纳和采购业务相关的供应链、法务、信息和内控等职能参加，组建跨部门工作小组，开展项目建设工作。
制度保障：按照各职能的业务分工和信息化项目建设的特点，确定了项目建设的议事规则，实行归口管理、合理分工、紧密协作、充分调研、民主讨论、及时决策，有效地确保了项目建设的平稳有序进行。项目组下发了《关于加强集团EPS项目建设管理的通知》，推动基础业务数据的优化工作；下发《关于集团电子采购系统（EPS）使用规则（试行版）》通知，对相关规则的可操作性和应用程度进行摸底，为后期大规模应用推广奠定管理基础。
系统架构设计保障：鉴于采购业务是与供应商发生的业务交互往来、以供应商提供的产品或服务作为业务往来的载体，因此，在供应商邀请、专家邀请、评标细则、采购文件模板、合同文本、供应商管理（包括入围和履约评价）等业务点，均是以首先选择供应商的主营产品作为出发点的，与之相对应，EPS的标的分类体系实际上也是以供应商主营产品分类体系作为基础业务数据。此外，系统设计方案自始至终都贯穿了内部控制的思想，即业务数据是一次输入、闭合传递，一人录入，他人复核等。为了增加EPS系统对采购部门和供应商的吸引力，更好地服务采购业务，项目组尽量本着界面友好、简单实用的原则确定EPS系统的各功能模块设计方案。
需求调研和需求管理保障：EPS系统既要满足物资部、经营计划部以及各类管理咨询服务和专用物资采购的职能部门等业务操作部门的需求，也要满足包括招标办、内控审计部门、监察部和各级管理层在内的管理需求；既要满足合同需求，也要满足框架协议以及后期如何执行的需求； 既要满足签约人与采购人一致的情形，也要满足签约人与采购人不一致的情形。既要满足国内项目的操作需求，也要满足海外项目部的操作需求。因此，在项目建设期，项目组不仅深入试点单位开展需求调研，同时也到各板块和各片区进行路演，演示系统，广泛征求意见。对于各方提出的需求和改善性建议，项目组组织专业人员对试点单位反馈的各类问题和改善性需求进行鉴别，优先保证实现共性需求。在此前提下，兼顾个性需求。对于个别明显不符合采购操作规程的需求，项目组及时给予说明，并反馈业务管理
部门要求进行业务整改。对于要求深度比较高的需求，安排在后期进行优化设计。
队伍培训保障：为了确保EPS系统今后能顺利使用推广，在建设期，我们就建立了集团范围的系统管理员队伍，负责系统的各类审批流程配置、权限设置工作；建立了集团范围的培训顾问队伍，负责对业务部门和供应商的操作培训工作。通过开办培训班、深入一线现场指导等方式，确保试点单位业务操作的顺利进行。
现阶段，项目组集中精力对试运行过程中遇到的问题以及各试点单位提出的改善性需求和实施单位商讨解决方案，对系统功能加以完善。EPS 项目组一直在郑州驻场，和实施单位集中办公，对系统进行验证，保证系统建设质量和完工进度。我们的目标是，今年五月份通过试运行验收，今年年底前，辅导所有企业上线采购。
EPS系统推广
如果说，EPS的建设期是个修路的过程，那么进入应用推广期以后，实际上就是指路的过程。 鉴于采购场景和各类合同情形的复杂性，为了确保EPS系统得到有效的推广应用，协鑫已经在全集团范围内建立了系统管理员和培训顾问队伍，为业务部门和供应商伙伴答疑解惑，就操作过程中的各类问题及时给出解决方案。
EPS一期试运行验收通过后，协鑫将启动EPS二期建设。二期就是供应商协同部分，就是将合同签订后的供应商发货、我方开票的事项在EPS系统进行展示，同时读取ERP系统的收发存数据信息，从而获得供应商的发货、我方的验货和收货入库数据的完整数据，从而使得我们和供应商双方及时了解所发货物收发存退和库存情况，提高业务数据的准确性和反应速度，降低交易成本，提升协鑫供应链在市场的竞争力。此外，EPS系统计划开通英文版，以满足集团海外项目拓展和国外供应商上网操作的需要。
EPS系统的建成投运，将是协鑫供应链采购业务的一次革命性提升，有效满足现代化企业的管控要求，相关管理人员可以依托EPS系统进行大数据分析，为进一步提升采购管理水平和管理效率以及降本增效打下坚实的基础。新建成的EPS系统将充分地发挥作用，为交易各方带来极大的价值提升。
协鑫采购的“互联网+”时代即将到来，我们希望通过共同维护公平公正的交易环境，与所有供应商合作伙伴在“互联网+”的浪潮中共赢！
